Qué es el gobierno del dato y por qué casi nadie lo resuelve a la primera

Lo dice Borja García, que dirige la tecnología de ILUNION y Fundación ONCE, y lo dice después de haber montado una oficina del dato desde cero. La frase interesa por lo que descarta: no habla de sistemas incompatibles, ni de formatos, ni de presupuesto. Habla de poder.

Esa es la respuesta corta a por qué el gobierno del dato es uno de los proyectos que más veces se lanza y menos veces termina. La definición es sencilla y el trabajo técnico está resuelto desde hace años. Lo que no está resuelto es que alguien tenga que dejar de ser el dueño de una información que hoy le da influencia. Y eso no lo arregla ninguna herramienta.

Qué es, dicho sin la definición de manual

Gobierno del dato es el conjunto de reglas que responden a cuatro preguntas sobre cada dato relevante de una empresa: quién responde de él, qué significa exactamente, quién puede verlo y en qué se puede confiar. No es una tecnología ni un producto que se compre: es un acuerdo, y como todo acuerdo se sostiene o se rompe por razones humanas.

Un ejemplo doméstico aclara el asunto mejor que la definición. Si en una compañía tres áreas informan del número de clientes y salen tres cifras distintas, el problema casi nunca es que los sistemas cuenten mal: es que cada área llama «cliente» a una cosa distinta y nadie tiene autoridad para decidir cuál vale. Eso es exactamente lo que el gobierno del dato viene a resolver, y por eso empieza siempre con una conversación incómoda.

Por qué existen los silos, y por qué la respuesta técnica no los rompe

La intuición del recién llegado es que la información está separada por acumulación histórica: cada departamento montó lo suyo y nadie ordenó nunca el conjunto. Es verdad a medias. La otra mitad la describe Nuria Fuentes, CIO de la constructora cotizada OHLA, y es la que cuesta dinero:

Fíjate en el verbo. No dice que se pierda valor por desorden: dice que se destruye, y sitúa la causa en una creencia, no en una carencia. Quien guarda su información no está siendo torpe; está protegiendo racionalmente lo único que le hace imprescindible en una reorganización.

De ahí sale la consecuencia práctica más útil de todo este material: un proyecto de gobierno del dato que se presenta como una mejora técnica está condenado, porque le pide a mucha gente que entregue algo a cambio de nada visible. El proyecto que funciona es el que llega con una respuesta preparada a la pregunta que nadie formula en voz alta —qué gano yo si suelto esto— y con un mandato de dirección detrás.

Por dónde se empieza

Ninguno de los entrevistados empieza por la herramienta. El orden que describen es el mismo en los tres casos: primero se decide qué datos importan de verdad para las decisiones que toma el comité, que suelen ser muchos menos de los que uno teme; después se nombra a un responsable con nombre y apellidos para cada uno; y solo entonces se elige con qué se hace.

Hay una decisión previa que conviene tomar antes que ninguna otra, y que la irrupción de la inteligencia artificial ha vuelto urgente. Borja García la formula así:

La afirmación tiene consecuencias inmediatas de arquitectura. Si el dato con el que se entrena o se alimenta un modelo sale de la organización, el gobierno del dato deja de ser un asunto interno y pasa a depender de un contrato con un tercero. No es un argumento contra usar servicios externos: es un argumento a favor de decidirlo conscientemente y por escrito, en lugar de descubrirlo dos años después.

Regla que se repite en las tres conversaciones: el gobierno del dato no se implanta, se negocia. La parte técnica es la mitad barata del proyecto.

Qué se gana cuando de verdad funciona

La parte más concreta la aporta el propio Borja García con un caso medido. ILUNION emplea a miles de personas con discapacidad, y su cuello de botella era encontrar, entre cientos de miles de perfiles, los que encajaban en cada puesto. Construyeron un sistema propio que cruza más de mil quinientas variables sobre unos trescientos cincuenta mil candidatos:

Conviene medir bien qué demuestra este caso y qué no. No demuestra que la tecnología resuelva el problema del dato: demuestra lo contrario. El sistema solo pudo construirse porque antes existía un conjunto de información unificado, con criterios comunes y con alguien que respondía de su calidad. El resultado espectacular es la consecuencia del trabajo aburrido, no su sustituto.

Y el caso en el que unificar es la respuesta equivocada

Merece la pena señalar el desacuerdo, porque es real y porque casi ninguna guía sobre este asunto lo recoge. César Quintana dirige la tecnología de Insud Pharma, un grupo farmacéutico con presencia en varios mercados, y ha decidido deliberadamente no unificar sus sistemas comerciales. La razón es que en cada país el sistema local lleva incorporada la información de ventas del sector, que es distinta en cada mercado y no se puede replicar desde fuera. Su conclusión sobre convivir con esa decisión:

La frase resume una tensión que cualquiera que haya dirigido tecnología reconoce. La solución elegante y la solución correcta no siempre coinciden, y la incomodidad de mantener varios sistemas puede ser el precio razonable de no destruir una ventaja comercial real.

El criterio que se deduce, y que sirve como filtro antes de arrancar cualquier proyecto de este tipo, es sencillo de enunciar y difícil de aplicar: se unifica lo que hace mejores las decisiones de la compañía, no lo que hace más elegante el diagrama.

Lo que queda

La pregunta que abre este artículo tiene, entonces, una respuesta menos técnica de lo que sugiere el término. Se empieza eligiendo pocas cosas, poniéndoles dueño y aceptando que el trabajo real es convencer, no configurar.

Queda una segunda pregunta, que es la que va a ocupar los próximos años y que Carlos Fernández, CIO del ICEX, plantea con una imagen difícil de olvidar cuando critica el formato en el que su propia organización entrega lo que sabe:

Ordenar el dato es la condición para poder entregarlo de otra manera. Quien no la cumpla no va a tener ese debate, porque no va a llegar a él.